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Warum sie als Gewerbetreibender eine E-Mail-Signatur benötigen

Vollständige E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme mit dem Absender, sondern sie sind seit 2007 für geschäftliche E-Mails sogar gesetzlich vorgeschrieben. In der Praxis erlebe ich oft, dass vielen Unternehmern nicht bewusst ist, dass es diese Pflicht gibt. Die E-Mail enthält entweder gar keine Informationen, oder diese sind nicht ausreichend.

E-Mail Signatur Beispiel artelas Werbeagentur, Karin Kowarschik
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E-Mail Signatur Beispiel Intensive Yoga, Karin Kowarschik
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Ein E-Mail Impressum muss in allen geschäftlich versendenten E-Mails enthalten sein, genau wie bei Geschäftsbriefen, die man mit der Post versendet. Es enthält:

  • Vollständiger Firmenname - bei eingetragenen Unternehmen, so wie es im Handelsregister eingetragen ist - bei Einzelunternehmern zusätzlich Vor- und Zuname des Unternehmers
  • die Rechtsform, wie e.K. wie GmbH, oHG, GmbH & Co KG, KG, AG
  • Ort der Niederlassung (ladungsfähige Anschrift)
  • Registergericht und Handelsregisternummer (sofern das Unternehmen eingetragen ist)
  • Bei Kapitalgesellschaften Vor- und Zuname der vertretungsberechtigten Personen, also bei der GmbH den Geschäftsführer, bei der Aktiengesellschaft, alle Vorstandsmitglieder, der Vorstandsvorsitzende sowie der Aufsichtsratsvorsitzende

Informationen wie Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse oder Webseite sind keine Pflichtangaben, für eine reibungslose Korrespondenz aber empfehlenswert.

 

Ich empfehle außerdem ein Bild vom Logo, das mit der Webseite verlinkt ist, einen Link zu Facebook und auch ein Bild vom Absender, das Vertrauen zum Kunden und Nähe schafft.

 

Weder die Umsatzsteuer-ID noch die Steuernummer noch die Bankverbindung müssen in der E-Mail angegeben werden. Diese sind nur auf der Webseite und auf Rechnungen auszuweisen.

 

Ein Link in der E-Mail, der auf das Impressum auf der Webseite des Versenders verweist oder eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card), erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Fehlende oder unvollständige E-Mail-Pflichtangaben können verschiedene rechtliche Folgen haben.